Trong lĩnh vực phân tích nghiệp vụ (Business Analysis – BA), có nhiều loại tài liệu quan trọng mà các nhà phân tích thường sử dụng để hiểu và mô tả các yêu cầu kinh doanh, quy trình làm việc, và các yếu tố khác liên quan đến dự án hoặc sản phẩm. Việc phân tích nghiệp vụ (Business Analysis) được chi phối bởi các khung tiêu chuẩn cụ thể và chúng được sử dụng trong bất kì dự án thực tế nào. Tuy nhiên, đối với từng dự án, các tổ chức thường tự điều chỉnh các tài liệu yêu cầu này tùy theo quy trình và tiêu chuẩn của công ty cũng như nguồn lực sẵn có của họ. Cùng tham khảo những tài liệu được cho là phù hợp nhất đối với mọi dự án mà các BA cần biết. 

1. Tài liệu Business Requirements Document – BRD

BRD là một trong những tài liệu cơ bản và quan trọng trong quá trình phân tích nghiệp vụ. Nó tập trung vào mô tả các nhu cầu, mong muốn và mục tiêu của dự án hoặc sản phẩm. Dưới đây là các thông tin chi tiết thường có trong một BRD: 

• Mục tiêu và mô tả chung: Đây là phần giới thiệu về dự án, bao gồm lý do tại sao dự án được tiến hành, mục tiêu cuối cùng và lý do nhu cầu này là quan trọng đối với doanh nghiệp. 
• Phạm vi dự án: Xác định rõ ràng phạm vi của dự án, bao gồm những gì và những gì không nằm trong phạm vi của dự án. 
• Yêu cầu kinh doanh chính: Đây là trọng tâm của BRD, mô tả các yêu cầu cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Các yêu cầu này có thể bao gồm các chức năng, tính năng, hiệu suất, an ninh, tính mở rộng, tính linh hoạt,… 
• Người dùng và vai trò: Mô tả người dùng cuối cùng của hệ thống hoặc sản phẩm, cùng với vai trò và trách nhiệm của họ trong quá trình sử dụng. 
• Rủi ro và ràng buộc: Đây là nơi mô tả các rủi ro tiềm ẩn và ràng buộc có thể ảnh hưởng đến việc triển khai dự án. 
• Định nghĩa các bên liên quan (Stakeholder): Xác định các bên liên quan đến dự án và cách họ sẽ được liên kết và tham gia trong quá trình triển khai. 
• Phân tích lợi ích và chi phí: Phân tích các lợi ích kỳ vọng và chi phí liên quan đến việc triển khai dự án. 
• Tiêu chuẩn chất lượng: Mô tả các tiêu chuẩn và yêu cầu về chất lượng mà sản phẩm hoặc dịch vụ cần đáp ứng. 
• Lịch trình và kế hoạch triển khai: Tổng quan về lịch trình dự kiến và kế hoạch triển khai của dự án. 
• Phạm vi và phương pháp kiểm tra: Mô tả các phương pháp kiểm tra xem sản phẩm hoặc dịch vụ có đáp ứng các yêu cầu hay không. 

BRD cung cấp một bức tranh toàn diện về nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của dự án, là cơ sở để xác định và phân tích các yêu cầu cụ thể hơn trong quá trình phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ. 

2. Tài liệu System Requirement Specification – SRS

SRS là một tài liệu chi tiết hướng dẫn việc phát triển và triển khai hệ thống. Nó tập trung vào các yêu cầu kỹ thuật cụ thể mà hệ thống cần đáp ứng để thực hiện các chức năng và tính năng đã được mô tả trong tài liệu yêu cầu kinh doanh (BRD). Dưới đây là các thông tin chi tiết thường có trong một tài liệu SRS: 

• Mục tiêu của hệ thống: Mô tả mục tiêu chính của hệ thống và cách nó phục vụ nhu cầu kinh doanh đã được xác định. 
• Yêu cầu chức năng: Mô tả chi tiết các chức năng và hoạt động mà hệ thống cần thực hiện. Đây có thể là các use case, luồng công việc, và các tác vụ cụ thể. 
• Yêu cầu phi chức năng: Các yêu cầu phi chức năng bao gồm các yêu cầu về hiệu suất, bảo mật, khả năng mở rộng, khả năng dự phòng, sự dễ bảo trì, v.v. 
• Giao diện người dùng: Mô tả cách người dùng sẽ tương tác với hệ thống thông qua giao diện người dùng, bao gồm các mô tả về UI/UX, trải nghiệm người dùng, và các yêu cầu về thiết kế giao diện. 
• Yêu cầu dữ liệu và cơ sở dữ liệu: Mô tả cấu trúc dữ liệu, các định dạng, và yêu cầu liên quan đến cơ sở dữ liệu mà hệ thống sẽ sử dụng. 
• Ràng buộc kỹ thuật và rủi ro: Mô tả các ràng buộc kỹ thuật như hạn chế công nghệ, rủi ro có thể xảy ra và cách hệ thống xử lý chúng. 
• Tiêu chuẩn và yêu cầu về hiệu suất: Xác định các tiêu chuẩn và yêu cầu về hiệu suất mà hệ thống cần đáp ứng. 
• Kế hoạch kiểm thử: Mô tả chi tiết về cách tiến hành kiểm thử hệ thống, bao gồm kế hoạch, kịch bản kiểm thử, và tiêu chí đánh giá. 
• Lịch trình triển khai: Định rõ thời gian và các bước triển khai hệ thống. 

SRS giúp định nghĩa rõ ràng các yêu cầu kỹ thuật cần thiết để phát triển hệ thống, làm nền tảng cho việc thiết kế, xây dựng, kiểm tra và triển khai. Nó giúp các nhà phân tích, nhà phát triển và các bên liên quan hiểu rõ hơn về những gì cần được xây dựng và cách  để đánh giá việc hoàn thành của hệ thống. 

3. Tài liệu Test case

Test case là một phần quan trọng trong quá trình kiểm thử phần mềm, nó mô tả các trường hợp cụ thể mà kiểm thử viên sẽ sử dụng để kiểm tra tính năng, chức năng, hoặc hiệu suất của một ứng dụng hoặc hệ thống. Dưới đây là các thông tin thường có trong tài liệu test case: 

• Tên và mô tả: Đây là tên của test case và một mô tả ngắn về mục tiêu của test case. 
• Điều kiện tiên quyết: Các điều kiện hoặc tình huống cần tồn tại trước khi test case được thực hiện. 
• Bước thực hiện: Các bước cụ thể để thực hiện test case, bao gồm các hành động kiểm tra, dữ liệu cần sử dụng, và kết quả mong đợi. 
• Kết quả mong đợi: Mô tả chi tiết về kết quả dự kiến khi test case được thực hiện thành công. 
• Dữ liệu kiểm thử: Các giá trị cần sử dụng hoặc cung cấp vào hệ thống trong quá trình kiểm thử. 
• Môi trường kiểm thử: Mô tả môi trường cần thiết để thực hiện test case, bao gồm phần cứng, phần mềm, và cấu hình hệ thống. 
• Mức độ ưu tiên và trạng thái: Xác định mức độ ưu tiên của test case (quyết định xem test case nào cần được ưu tiên thực hiện trước) và trạng thái của test case (đã thực hiện, chưa thực hiện, hoặc đã hoàn thành). 
• Phạm vi kiểm thử: Xác định phạm vi của test case, ví dụ như kiểm tra một tính năng cụ thể, tính năng liên quan, hoặc kiểm thử tích hợp. 
• Dữ liệu nguy cơ và rủi ro: Mô tả các vấn đề có thể phát sinh hoặc rủi ro trong quá trình kiểm thử. 

Tài liệu test case giúp đảm bảo rằng mọi khía cạnh của ứng dụng hoặc hệ thống đều được kiểm tra một cách cụ thể và hệ thống, đồng thời cung cấp hướng dẫn chi tiết cho các kiểm thử viên để thực hiện các bước kiểm thử một cách đồng nhất. 

4. Tài liệu hướng dẫn sử dụng (Manual)

Manua là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về cách sử dụng một sản phẩm, dịch vụ hoặc hệ thống. Thông thường, nó được thiết kế để hỗ trợ người dùng cuối trong việc hiểu và thao tác với sản phẩm một cách hiệu quả. Dưới đây là các nội dung thông thường có trong tài liệu manual: 

• Giới thiệu: Phần này cung cấp một cái nhìn tổng quan về sản phẩm, bao gồm mục tiêu, tính năng chính, và lợi ích của việc sử dụng sản phẩm. 
• Hướng dẫn cài đặt: Nếu có, phần này cung cấp các bước cần thiết để cài đặt sản phẩm hoặc hệ thống, bao gồm yêu cầu phần cứng, phần mềm và các bước cấu hình. 
• Hướng dẫn sử dụng cơ bản: Cung cấp các hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng sản phẩm, từ việc khởi động đến các chức năng cơ bản. 
• Tính năng chi tiết: Mô tả chi tiết về mỗi tính năng, chức năng hoặc phần của sản phẩm và cách sử dụng chúng. 
• Hướng dẫn bảo trì và sửa chữa: Nếu áp dụng, cung cấp thông tin về cách bảo trì sản phẩm, các hướng dẫn về bảo dưỡng hoặc các hướng dẫn sửa chữa cơ bản. 
• Câu hỏi thường gặp (FAQs): Một phần FAQ có thể cung cấp các câu hỏi phổ biến mà người dùng có thể gặp phải và câu trả lời tương ứng. 
• Thông tin liên hệ và hỗ trợ: Cung cấp thông tin liên hệ để người dùng có thể tìm kiếm sự hỗ trợ hoặc thông tin bổ sung. 

Manual là tài liệu giúp người dùng hiểu rõ và sử dụng sản phẩm một cách hiệu qủa, đồng thời cũng là một công cụ hữu ích để hỗ trợ người dùng cuối khi họ cần hướng dẫn cụ thể về cách tương tác với sản phẩm hoặc giải quyết các vấn đề mà họ có thể gặp phải trong quá trình sử dụng. 

Trên đây là 4 tài liệu quan trọng và cần thiết mà mỗi BA đều phải nắm rõ. Mỗi bước trong quá trình này đều đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển sản phẩm hoặc hệ thống, đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, chức năng và kinh doanh đã định rõ từ đầu. Thành thạo và áp dụng được các tài liệu này trong quá trình làm việc chứng tỏ bạn là 1 BA chuyên nghiệp nắm chắc nghiệp vụ.  

Để hiểu rõ hơn về các loại tài liệu, cách phân tích và cách tổng hợp viết các loại tài liệu phổ biến dành cho BA như: BRD, SRS, testing… các bạn có thể tham gia chương trình đào tạo BA chuyên nghiệp của iPMAC. Vinh dự là trung tâm đào tạo uỷ quyền của IIBA tại Việt Nam, iPMAC cung cấp khoá học chuẩn quốc tế, cam kết đáp ứng đầy đủ 36h PDUs – điều kiện cần để đăng ký thi các chứng chỉ như ECBA, CCBA, CBAP. Để biết thêm thông tin chi tiết về các khoá học tại iPMAC vui lòng gọi đến hotline +024 3771 0668 hoặc email đến hòm thư info@ipmac.vn để nhận được sự tư vấn tốt nhất!