Bạn thấy khó khăn khi tra cứu kiến thức, cảm thấy khó hiểu khi nghe các PM khác trao đổi? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn top 30 thuật ngữ về PMP giúp bạn hiểu rõ hơn về ngành
1. Thuật ngữ trong quản lý dự án là gì?
Khi bắt đầu thực hiện bất cứ một công việc thuộc chuyên ngành nào bạn đều phải nắm rõ thuật ngữ thường được sử dụng trong ngành đó. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các khái niệm, quy trình, và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng.
PM (Project Manager – Quản lý dự án) là một vai trò quan trọng trong tổ chức khi đây là người kiểm soát dự án, đảm bảo dự án được hoàn thành theo đúng kế hoạch. Một PM cần:
- Biết cách lãnh đạo, quyết định mọi khía cạnh của dự án từ lập kế hoạch, quản lý ngân sách đến quản lý rủi ro
- Biết cách làm việc hiệu quả với các bên liên quan, bao gồm nhóm dự án, các bộ phận khác trong tổ chức, nhà cung cấp và khách hàng
- Có trách nhiệm theo dõi tiến độ của dự án, đánh giá hiệu suất của nhóm và điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách hiệu quả và hiệu suất.
- …..
Từ những vai trò quan trọng trên mà các nhà quản lý dự án phải nắm rõ các thuật ngữ hơn ai hết để đảm bảo việc giao tiếp và các thành viên trong nhóm có thể hiểu rõ công việc của họ.
2. Các thuật ngữ mà PM cần biết
2.1. Các thật ngữ được sử dụng phổ biến nhất
- Project Scope (phạm vi của dự án) là thuật ngữ PMP dùng để mô tả chi tiết dự án bao gồm những gì và không bao gồm những gì. Bản mô tả sẽ định rõ các mục tiêu, nhiệm vụ, phạm vi công việc, và kết quả dự kiến của dự án. Hay nói cách khác nó là một bản phác thảo về những gì cần phải làm, khi nào cần thực hiện và chi phí bao nhiêu và bao gồm cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure – WBS). Trong đó nêu chi tiết các nhiệm vụ cần hoàn thành cho từng giai đoạn của dự án, mô tả về các nguồn lực cần thiết cho từng giai đoạn hoạt động của dự án. Các PM và các bên liên quan khác sử dụng WBS để bàn bạc với nhau về những gì cần phải làm và khi nào cần làm.
- Project Schedule: là một trong những thành phần quan trọng trong kế hoạch khi định rõ thời gian và tuần tự của các công việc. Nó cũng chia các nhiệm vụ này thành các giai đoạn để kế hoạch dự án tổng thể hoạt động hiệu quả (ví dụ: lập kế hoạch, nghiên cứu và thiết kế). Sau đó, nó cho biết mỗi giai đoạn sẽ kéo dài bao lâu và chúng sẽ trùng lặp với các nhiệm vụ khác trong bao lâu để giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ cho đến ngày hoàn thành.
- Project Breakdown Structure: là việc phân chia các dự án lớn thành các phân đoạn để quản lý 1 cách hiệu quả (Project Breakdown Structure – PBS). Cấu trúc phân cấp này mang lại lợi ích cho mọi thành viên trong nhóm bằng cách hiểu rõ về bản chất công việc của mình từ đó đạt được mục tiêu của dự án.
- Project Budget And Timeline: Để hoàn thành dự án đúng ngân sách, các nhà quản lý phải có một bản tổng hợp chi tiết các nguồn tài chính, bao gồm cả chi phí của dự án. Mặt khác, timeline liệt kê các sự kiện của dự án theo thứ tự thời gian. Nó chỉ rõ những gì phải được thực hiện và thực hiện trong bao lâu, ứng với thời điểm nào trong vòng đời của dự án.
- Agile Project Management: là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt và tiến triển theo cách tăng cường tương tác và phản hồi liên tục từ khách hàng với các thành viên trong nhóm dự án. Phương pháp này được thiết kế để đối phó với sự biến đổi và không chắc chắn trong quá trình phát triển dự án. Scrum là một trong những framework nổi tiếng nhất liên quan đến việc triển khai linh hoạt.
2.2. Các thuật ngữ trong quản lý dự án Gantt
Gantt Project Management là một phương pháp quản lý dự án truyền thống sử dụng biểu đồ Gantt để biểu diễn và quản lý thời gian dự án. Biểu đồ Gantt được phát triển bởi Henry Gantt vào cuối thế kỷ 19 và vẫn được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án cho đến ngày hôm nay. Biểu đồ Gantt thường được sử dụng trong nhiều loại dự án, từ xây dựng đến phát triển phần mềm và sự kiện, để quản lý thời gian và tiến độ một cách hiệu quả. Các thuật ngữ Gantt PMP phổ biến nhất bao gồm:
- Project resources: Là tất cả những yếu tố cần thiết để thực hiện dự án bao gồm nhân lực, máy móc kỹ thuật, công nghệ và công cụ,…
- Project tasks: Các công việc thuộc dự án và cần được thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ.
- Milestones: Ngày mà nhiệm vụ phải được hoàn thành.
- Task duration: Khoảng thời gian cần thiết để một nhiệm vụ riêng lẻ hoàn thành.
2.3. Các thuật ngữ PMP về quản lý dự án Kanban
Kanban Project Management là một phương pháp quản lý dự án dựa trên hệ thống bảng Kanban để quản lý và theo dõi quá trình làm việc của nhóm dự án. Phương pháp này xuất phát từ ngành công nghiệp sản xuất nhưng đã được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm công nghệ thông tin, phát triển phần mềm, tiếp thị, và dịch vụ. Kanban là một hệ thống theo dõi quy trình làm việc và chất lượng của dự án. Nó giúp các nhóm làm việc với nhau và đảm bảo họ không bỏ lỡ bất kỳ bước nào trong quy trình. Những điểm chính của hệ thống Kanban là:
- Pull system: Pull system đề cập đến việc liên tục di chuyển công việc từ trạng thái này sang trạng thái khác trong quá trình thực hiện dự án, thay vì lập kế hoạch công việc cần làm trong một iteration. Mỗi khi một nhóm Kanban hoàn thành một hạng mục công việc, đó cũng là lúc kéo – ”pull” một công việc tiếp theo từ trạng thái sẵn sàng sang bắt đầu làm.
- Kanban board: là một công cụ quản lý trực quan được sử dụng để theo dõi và quản lý quy trình làm việc của dự án. Kanban board thường được biểu diễn dưới dạng bảng có nhiều cột, mỗi cột biểu diễn một trạng thái của công việc từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
- Work in progress (WIP): Số lượng hạng mục hiện đang được các thành viên trong nhóm thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào; điều này không được vượt quá giới hạn công suất.
Kanban Project Management giúp tăng cường sự minh bạch, giảm thiểu lãng phí, và tối ưu hóa quy trình làm việc trong dự án. Điều này giúp cải thiện sự hiệu quả và linh hoạt trong quản lý dự án, đồng thời đảm bảo việc hoàn thành dự án đúng hạn và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
2.4. Các thuật ngữ trong Meeting Project Management
Những thuật ngữ phổ biến nhất bao gồm tất cả các khía cạnh cần được xem xét khi thực hiện một cuộc họp hoặc dự án như sau:
- Meeting the Priorities: Đây là danh sách tất cả các chủ đề được thảo luận tại cuộc họp. Nó có thể bao gồm sự phân tích kỹ lưỡng về nhiều chủ đề, thứ tự chúng sẽ được đề cập và những kết quả dự kiến cho từng chủ đề.
- Minutes of a Meeting: Biên bản cuộc họp ghi lại các sự kiện diễn ra trong suốt cuộc họp. Sử dụng biên bản này sau cuộc họp có thể cung cấp thông tin có giá trị và cho phép người tham gia cuộc họp thực hiện các bước tiếp theo 1 cách thích hợp.
- Stand-Up meetings: là những cuộc họp ngắn được tổ chức hàng ngày để nhận thông tin cập nhật từ mọi người về tiến độ công việc. Các cuộc họp này thường được tổ chức vào cùng thời gian và địa điểm mỗi ngày.
- Follow-Ups: là việc thu thập phản hồi từ những người tham dự sau cuộc họp, thường được tổ chức để giải quyết các vấn đề cụ thể, đưa ra các quyết định hoặc tiến hành các bước tiếp theo sau một cuộc họp gốc. Điều này giúp đảm bảo rằng các cam kết và mục tiêu từ cuộc họp trước được thực hiện và theo dõi một cách chặt chẽ.
2.5. Các thuật ngữ PMP về Resourcing Project Management
- Resource Allocation: là quá trình phân chia và sử dụng các nguồn lực của dự án một cách hiệu quả để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng hạn và theo ngân sách. Các nguồn lực này có thể bao gồm nhân lực, vật liệu, thiết bị, tài chính và thời gian.
- Resource Breakdown Structure: là một cấu trúc tổ chức được sử dụng để phân loại và tổ chức các nguồn lực cần thiết cho dự án. Tương tự như Work Breakdown Structure (WBS) phân loại và tổ chức các đầu công việc, RBS phân loại và tổ chức các nguồn lực như lao động, vật liệu, thiết bị và các nguồn lực khác cần thiết để thực hiện các công việc trong dự án. Mục đích của danh sách này là hỗ trợ việc lập kế hoạch và kiểm soát dự án và nó thường được sắp xếp theo chức năng và loại nguồn lực.
- Resource Leveling: là một kỹ thuật được sử dụng để điều chỉnh lịch trình dự án để làm giảm sự biến động trong việc sử dụng nguồn lực qua thời gian. Mục tiêu của Resource Leveling là đảm bảo rằng nguồn lực được sử dụng một cách cân đối và hiệu quả, giảm thiểu sự chồng chéo và đảm bảo rằng không có nguồn lực nào bị quá tải..
- Availability of resources: Tính sẵn có của nguồn lực đề cập đến khả năng sẵn sàng của các nguồn lực cần thiết (như lao động, vật liệu, thiết bị, tài chính, và các nguồn lực khác) để thực hiện các công việc trong dự án trong một khoảng thời gian nhất định.
- Resource Calendar: là một công cụ quản lý được sử dụng để theo dõi và quản lý tính sẵn sàng của các nguồn lực trong dự án. Nó là một phần của kế hoạch quản lý dự án và cung cấp thông tin về sự sẵn có của nhân lực, vật liệu, thiết bị và các nguồn lực khác trong dự án.
2.6. Các thuật ngữ trong Project Risk Management
Khi nhắc đến các thuật ngữ PMP thì không thể thiếu các thuật ngữ về Project Risk Management. Project Risk Management là quá trình xác định, đánh giá và quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến thành công của dự án. Mục tiêu của quản lý rủi ro là nhận biết và định rõ các rủi ro, đánh giá tác động của chúng, và phát triển các chiến lược để giảm thiểu hoặc quản lý các rủi ro này một cách hiệu quả. Các thuật ngữ liên quan đến quản lý rủi ro trong PMP bao gồm:
- Risk: Khả năng một sự kiện hoặc tình huống có thể xảy ra và tác động tiêu cực lên kết quả dự án.
- Risk assessment: Xác định, phân tích và sắp xếp thứ tự ưu tiên các rủi ro để xác định rủi ro nào cần được giải quyết trước trong quá trình xây dựng kế hoạch dự án hoặc trong quá trình thực hiện kế hoạch dự án.
- Risk avoidance: Chiến lược quản lý rủi ro bao gồm việc lựa chọn không giải quyết chúng bằng cách không làm gì cả (ví dụ: tránh sử dụng các vật liệu nguy hiểm hoặc chỉ sử dụng các vật liệu có chi phí thấp).
- Risk assessment tools: Ứng dụng phần mềm hoặc các công cụ khác được sử dụng để đánh giá rủi ro của dự án (ví dụ: phần mềm phân tích xác suất).
2.7. Các thuật ngữ trong Issue Management And Bug Tracking
Issue Management And Bug Tracking là quá trình định danh, theo dõi, và giải quyết các vấn đề và lỗi trong quá trình thực hiện dự án. Điều này bao gồm việc ghi nhận, xử lý, và theo dõi các sự cố và lỗi kỹ thuật, yêu cầu thay đổi, hoặc bất kỳ vấn đề nào khác có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng của dự án.
- Issue Management: Là một phần của quy trình quản lý từ việc phát hiện, giải quyết và theo dõi những khó khăn trong dự án của bạn. Mục tiêu của quản lý vấn đề là ngăn chặn thảm họa bằng cách giải quyết vấn đề ngay khi chúng phát sinh.
- Issue Tracking: là quá trình theo dõi, ghi nhận và quản lý các vấn đề hoặc sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện dự án nhằm mục đích xác định lỗi đang cản trở hoạt động của sản phẩm
- Issue Logs: chứa bản ghi chi tiết về tất cả các vấn đề của dự án, cả vấn đề mở và đã giải quyết, cũng như những cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết chúng. Tình trạng của từng vấn đề và khung thời gian giải quyết cũng có thể được đưa vào báo cáo.
- Issue Types: Trong một dự án, bạn có thể gặp phải nhiều loại vấn đề khác nhau. Issue Types giúp bạn phân loại và theo dõi các vấn đề trở nên đơn giản, từ đó có thể giải quyết chúng một cách nhanh chóng.
2.8. Các thuật ngữ trong QA Project Management
- Quality Assurance: là thuật ngữ PMP thường được dùng để chỉ tập hợp các hoạt động có hệ thống và có kế hoạch để đảm bảo rằng các quy trình của dự án đáp ứng các yêu cầu chất lượng của dự án. Kiểm tra chất lượng thường xuyên là một phần quan trọng của việc đảm bảo chất lượng trong suốt dự án.
- Quality Control: Sử dụng các kỹ thuật trong kiểm soát chất lượng để xác định xem sản phẩm cuối cùng có đáp ứng được mong đợi về chất lượng hay không. Sau khi sản phẩm được tạo ra, quy trình này được sử dụng để xác định những điều chỉnh có thể cần thiết cho quá trình kiểm soát chất lượng.
- Quality Management Plan: là một tài liệu quan trọng xác định các phương pháp, tiêu chuẩn và quy trình sẽ được sử dụng để đảm bảo chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong quá trình thực hiện dự án.
Trong thế giới quản lý dự án, việc hiểu và sử dụng các thuật ngữ phù hợp là chìa khóa cho sự thành công. Từ Project Scope đến Resource Allocation, từ Agile Project Management đến Quality Management Plan, mỗi thuật ngữ đều đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và quản lý một dự án thành công. Bằng việc làm chủ những thuật ngữ này, PM có thể tạo ra kế hoạch chi tiết, quản lý tài nguyên hiệu quả, và điều hành dự án một cách mạch lạc. Việc tiếp cận các thuật ngữ này không chỉ giúp tăng cường hiểu biết của PM mà còn giúp cải thiện hiệu suất và khả năng lãnh đạo của họ. Do đó, việc nắm vững những thuật ngữ này không chỉ là một nhiệm vụ mà là một cơ hội để trở thành một PM xuất sắc và đạt được thành công trong sự nghiệp quản lý dự án. Để hiểu rõ thêm về PM, hãy tham gia khóa học PMP tại iPMAC!